1 Van a tot z transparant 8-3-2012 Het in stand houden van de huidige woningvoorraad en het flink investeren in renovatie, zijn met het oog op alle ontwikkelingen in de woningmarkt onontkoombaar. Wie zich daarbij kan onderscheiden met effici?nt werk tegen een scherpe prijs, is uiteraard flink in het voordeel. Reden waarom Prestatiegericht Samenwerken (PGS) steeds meer voet aan de grond krijgt. Deze aanpak wordt nog aantrekkelijker door de ontwikkeling van nieuwe software: Kwaliteit in Balans (KiB). De software wordt op 10 mei gepresenteerd tijdens een congres over Prestatiegericht Samenwerken. Tekst Foka Kempenaar, SBR De initiatiefnemers Prestatiegericht Samenwerken ?n KiB hebben alles te maken met ketensamenwerking. E?n van de professionals die daar alles over kan vertellen, is Hank Herfkens, manager onderhoud bij woningcorporatie Havensteder. Herfkens komt uit de aannemerswereld. In 2004 kwam hij voor het eerst in aanraking met de volkshuisvesting in een grote stad, toen hij bij Havensteder (toen nog PWS Rotterdam) aan de slag ging. Hij verbaast zich erover hoe er tijdens het ontwerpen en uitvoeren van een bouwproject geen rekening wordt gehouden met het beheer van het complex op de lange termijn. "Geen enkele partij neemt de totale verantwoordelijkheid voor het gehele bouwproject. Ik noem altijd de getallen 1-5- 200. E?n fout in het ontwerp, zie je 5 keer terug in de uitvoering en 200 keer in de beheerfase. Jaarlijks gaan er daarom in de bouwwereld miljarden, en in de renovatie en onderhoudsbranche honderden miljoenen euro's verloren aan faalkosten. Dat was en is voor mij de grootste drijfveer om met ketensamenwerking aan de slag te gaan." 2 Pilot Samen met Stichting Bouwresearch (SBR) en Smits Vastgoedzorg besloot Havensteder enkele jaren geleden ketensamenwerking in de praktijk te brengen bij het schilderwerk van een project. "Dat leidde tot de gewenste, kostenbesparende resultaten", volgens Herfkens. "Onderhoud houdt echter niet op bij de gevel, het is hooguit een derde van het hele traject wat je voor een complex doorloopt. Dus besloten we in 2008 met meerdere partners een pilot te doen met het totale onderhoud, van heipaal tot schoorsteen." Naast de pilot is een digitale methodiek ontwikkeld die zowel het aangaan van kwaliteitsafspraken makkelijk maakt, als het maken van opnamen van complexen. "Als je verantwoordelijk bent voor een aanbesteding van 50.000 woningen heb je behoefte aan normen en indicatoren", legt Herfkens uit. Deze methodiek is vervolgens binnen het consortium PGS verder ontwikkeld tot KiB. Op KiB kan online worden ingelogd en kunnen alle gegevens van projecten worden ingevoerd. Met de software zijn voor elk complex de kwaliteitsuitgangspunten vast te stellen. Vervolgens zijn deze te vertalen naar de opname, en is de impact van de maatregelen (scenario) op de kwaliteitsuitgangspunten te volgen. Daarbij wordt een aantal modules doorlopen. Herfkens: "Het gaat niet alleen om de techniek, maar ook om duurzaamheid, leefbaarheid, het financi?le rendement en het beheer." Lange termijn Bij ketensamenwerking wordt gemeten op drie thema's: kwaliteit, kosten en klanttevredenheid. "Traditioneel worden bestekken gemaakt achter de tekentafel", legt de manager uit. "Als de ontwerper wordt uitgedaagd om aan `de voorkant' en over het beheer op de lange termijn mee te denken, zie je dat er een heel ander product op tafel komt. Mijn motto is: als je het verzint, dan moet je het maken, en als je het maakt, dan moet je het onderhouden. Ontwerpers worden betrokken bij het beheer, de beheerders bij het ontwerp. KiB maakt het mogelijk om al bij het ontwerp een onderhoudsscenario te maken om het beheer ook op de langere termijn voorspelbaar en betaalbaar te houden. Dat is belangrijk, want uiteindelijk draait het toch om geld." Kwaliteitsniveau Smits Vastgoedzorg en renovatie- en onderhoudsbedrijf Rutges Vernieuwt zijn namens de kant van de opdrachtnemers betrokken bij de ontwikkeling van KiB. Ze zijn onder andere druk bezig met het uitwerken van de content voor Kwaliteit in Balans. "Voorafgaand daaraan is mede op ons initiatief het eerste handboek `Prestatiegericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud' samengesteld, en is het KiB-traject opgestart", vertelt Marijn Hartog, Handboek Het handboek Prestatiegericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud laat stapsgewijs zien hoe er optimaal kan worden samengewerkt bij renovatie- en onderhoudsprojecten. Het handboek is gebaseerd op ervaringen uit de markt en de ontwikkeling van Kwaliteit in Balans. De presentatie van de publicatie vindt plaats op 10 mei tijdens het symposium Investeren en Onderhoud(en), Kontakt der Kontinenten in Soesterberg. Meer informatie via www.sbr.nl. 3 projectontwikkelaar bij Smits Vastgoedzorg. "De complexvisie van de opdrachtgevers proberen we op een zo hoog mogelijk niveau te formuleren, om zo de vraagspecificatie van grof naar fijn en van hoog naar laag te kunnen opbouwen. In KiB werken we zeven kwaliteitsthema's uit met prestatie-eisen (maatgevende indicatoren), gekoppeld aan bouwdelen en ruimten van gebouwen. Op deze manier kun je de huidige kwaliteit objectief afzetten tegen de gewenste kwaliteit. Vervolgens kun je weloverwogen keuzes maken", legt zij uit. Prestatie-eisen Bijzonder is volgens Hartog dat je met KiB prestatie-eisen vastlegt voor het gehele complex, dus voor zowel exterieur als interieur. "Je houdt hierbij rekening met twee niveaus: het voorzieningenniveau of referentiekwaliteit, en de onderhoudskwaliteit. Dat is nieuw. We hebben daarbij aansluiting gezocht bij zo veel mogelijk bestaande wet- en regelgeving zoals het Bouwbesluit bestaande bouw, keurmerken (PKVW, Woonkeur) en dergelijke", aldus de projectontwikkelaar. Smits Vastgoedzorg heeft met deze methodiek al in circa achttien projecten gedraaid. "We kunnen op basis daarvan concluderen dat je kunt sturen op kwaliteitsniveau. Met als uiteindelijk resultaat dat je faalkosten omlaag gaan en dat het bouwproces effici?nter wordt." Samenwerken Hartog tekent hier wel bij aan dat het resultaat van PGS met KiB nog altijd staat of valt met de kwaliteit van het ontwikkelteam. "En," voegt zij toe, "uiteraard met de wil om samen te werken." Iets wat Andr? Ernst, adviseur bij woningcorporatie Mitros, beaamt, met de onderkenning dat het vrijwel altijd renovatie- en onderhoudsprogramma's betreft met een groot volume qua geld. Het langdurig een-op-een gaan werken met vaste partners is voor maatschappelijke organisaties als corporaties all??n verdedigbaar als er een zorgvuldig selectie en aanbestedingsproces aan vooraf is gegaan. De Utrechtse corporatie is later aangehaakt bij de PGS-koplopersgroep en maakt inmiddels deel uit van het consortium. "Na nodige ervaring met PGS binnen het planmatige onderhoud, hebben we recent voor de eerste keer PGS toegepast binnen een investeringsproject. Dit betrof de zogenoemde `3,5 hoog-flats' in Overvecht, bestaande uit 640 woningen. Het project hebben we opgepakt met Rutges en is nu volop in uitvoering", vertelt Ernst. Grote opdrachtgevers Ernst signaleert dat er vooral bij grote opdrachtgevers een ontwikkeling gaande is, waarbij er helemaal aan het begin van het proces op basis van een vraagspecificatie een selectie van partijen plaatsvindt. "Daarmee wordt het traject dan vervolgens doorlopen. KiB kan hiervoor KiB-software Kwaliteit in Balans (KiB) komt in het tweede kwartaal van 2012 beschikbaar voor woningcorporaties, andere vastgoedbeheerders en bouw- en vastgoedonderhoudsbedrijven. KiB kan standalone gebruikt worden, en kan ge?ntegreerd worden met ALERT (bouwsoftware van Centric) of worden gekoppeld met een ander ERP-systeem. 4 een prima methodologische basis bieden", vindt hij. Mitros heeft volgens Ernst een ambitieus portefeuilleplan, waarvoor ze overweegt om KiB in te zetten. "Dit geldt dan vooral voor ??n geclusterd pakket, de zogeheten laagniveaurenovaties (LNR). Dit willen we gaan wegzetten met een voor het product LNR algemeen gestelde vraagspecificatie aan de voorkant van het proces. Met behulp van Best Value Procurement (BVP) als aanbestedingsystematiek gaan we partijen selecteren om dit te doen. Komende zomer moet op basis van de gestelde uitvraag de eerste partij geselecteerd zijn", vertelt hij. KiB is niet bedoeld voor een selecte groep in de woningbouwbranche. Integendeel, het consortium vindt ketensamenwerking pas geslaagd als heel Nederland ermee gaat werken. "We ontwikkelen KiB steeds verder. SBR is een goede partner om dit systeem te vermarkten. Zij heeft de materie inzichtelijker, bereikbaar en begrijpelijk gemaakt, zodat het ondernemers uitnodigt en uitdaagt", sluit Herfkens van Havensteder zich aan bij Ernst. Investeringsruimte Dennis Rutges, directeur van het gelijknamige bedrijf, onderstreept het verhaal van Herfkens. "Als je volgens KiB werkt, vind je investeringsruimte die voorheen nog niet zichtbaar was", stelt hij. "Dat komt onder andere doordat je niet alleen naar de ingreep nu kijkt, maar ook naar de exploitatie daarna. Ik vergelijk het wel eens met een auto; daarbij kijk je toch ook naar kilometerkosten? Door KiB krijg je creatieve mogelijkheden om opbrengsten te genereren." Rutges Vernieuwt ziet op basis van projecten die zijn bedrijf met KiB uitvoerde, dat er tussen de 8 en 12 procent meer investeringsruimte ontstaat. "En tegelijkertijd gingen de woonlasten met circa 5 tot 10 procent omlaag. Je zoekt de juiste balans, want je bent constant bezig met het ontwikkelen van scenario's, zodat op basis daarvan de juiste keuzes gemaakt kunnen worden. Uiteindelijk is de uitdaging voor de opdrachtgever om een balans te vinden tussen investeringen en opleveringskosten", besluit hij. 5 Prestatiegericht Samenwerken Het consortium Prestatiegericht Samenwerken (PGS) is in 2010 opgericht en bestaat uit de woningcorporaties Havensteder, Mitros en Portaal, vastgoedonderhoudsbedrijven Smits Vastgoedzorg en Rutges Vernieuwt, kennisplatform SBR, en Vijverberg Consulting. Doel van het consortium is om PGS en de discussie over kwaliteit verder vorm te geven en praktisch hanteerbaar te maken. Uitgangspunt bij PGS is de balans tussen middelen en techniek, maar ook de resultaatgebieden veiligheid, gezondheid, wooncomfort, leefbaarheid, energie, milieu en toekomstwaarde. Daarbij wordt bekeken hoe zwaar kwesties als energieverbruik, duurzaamheid en bewonersbelangen meewegen. Opdrachtgever en -nemer vergelijken diverse scenario's en vinden de balans die het beste past. Daarmee levert PGS maatwerk. De opdrachtnemer wordt al in de initiatieffase geselecteerd en hij blijft in principe betrokken bij het gehele proces, dus tot en met de beheerfase. Initiatieffase: samenstellen projectteam waaronder selectie van aannemer, vastleggen taken en planning. Indien nodig wordt specialistisch onderzoek verricht onder leiding van opdrachtgever of - nemer. Planontwikkeling: formuleren en aanscherpen van marktvisie door opdrachtgever. De uitgangspunten voor zowel de renovatie- als beheerperiode worden vastgelegd. Deze werkt het team uit in functionele specificaties, onder andere op het gebied van veiligheid, gezondheid, duurzaamheid en energieprestatie. Daarna volgt de uitwerking van prestatie-eisen per bouwdeel. De opdrachtnemer stelt vervolgens aan de hand van deze eisen vast wat de huidige situatie is van het beoogde complex. Planuitwerking: de opdrachtnemer bepaalt welke maatregelen nodig zijn om de prestatie-eisen te halen. Hij werkt verschillende oplossingen voor onderhoud en renovatie uit in scenario's, die daarna in het ontwikkelteam met de opdrachtgever worden besproken. Zo kan prijsvorming transparant plaatsvinden, op basis van een open begroting. Voor ieder scenario worden ook de onderhoudskosten in de beheerfase uitgerekend. Er vindt niet alleen doorrekening plaats op basis van geld, maar ook voor energie, milieu, gezondheid, wooncomfort en veiligheid. Opdrachtgever en opdrachtnemer vinden samen de juiste balans voor het betreffende complex. Opdrachtverstrekking: het definitieve scenario wordt gekozen, de definitieve begroting vastgesteld. De offici?le opdrachtverstrekking vindt plaats en de aannemer start met de voorbereidingen op het werk. Uitvoeringsfase: er wordt maximaal rekening gehouden met de klanttevredenheid van de bewoners door beperking van overlast en juiste communicatie. Projectoplevering: naast een aanvangskeuring wordt er een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd en vindt er een grondige evaluatie plaats door het ontwikkelteam. Beheerfase, exploitatieperiode: opdrachtgever en -nemer bekijken gezamenlijk de kosten, efficiency, gerealiseerde kwaliteit en tevredenheid van klant en bewoners. Als de opdrachtgever dit wenst, blijft de opdrachtnemer ook gedurende (een deel van) de exploitatieperiode verantwoordelijk en betrokken voor een complex.