van 260 naar 8 onderhoudspartijen22 nr 4 2013 van 260 naar 8 onderhoudspartijen Als grootste woningcorporatie van Limburg beheert Wonen Limburg 24.000 woningen plus maatschappelijk vastgoed en telt ruim 250 medewerkers. Naast het hoofdkantoor in Roermond zijn er door de hele provincie buurtwinkels waar bewoners terecht kunnen voor vragen. Voorheen hadden deze buurtwinkels hun eigen leveranciers voor het onderhoud van de woningen, zoals voor nietplanmatig onderhoud, het afhandelen van reparatieverzoeken en serviceonderhoud. De corporatie was gewend te werken met 260 partijen die in meer of mindere mate regelmatig werden ingeschakeld voor nietplanmatig onderhoud. Door dit grote aantal was er nauwelijks zicht op de geleverde kwaliteit, konden er geen heldere prijsafspraken worden gemaakt, en was er geen samenwerking tussen de leveranciers onderling. Tijd om dit anders te doen, vond de corporatie. naar een vraaggestuurDe organisatie Onder de noemer `Welkom Thuis!' is de corporatie een andere strategi sche koers gaan varen. Ze wil zich zo ontwikkelen van een vastgoedge stuurde naar een vraaggestuurde organisatie. "Daarin staat de mens, de huurder, centraal. Er ligt meer nadruk op het behalen van maatschap De nieuwe uitvraag is hot. Hoe vinden opdrachtgevers de juiste partijen met de juiste capaciteiten, terwijl zij tegelijk samenwerken met hun partners? met keten- samenwerking als uitgangs- punt in de uitvraag, wil woningcorporatie Wonen limburg bovendien haar dienstverlening richting huurders verbeteren. Het aantal leveranciers voor dagelijks onderhoud heeft zij daarom inmiddels dras- tisch gereduceerd. gevolg? "We stellen de huurder centraal en hebben meer zicht op de kwaliteit", volgens janine gerardts, directeur vastgoed bij Wonen limburg. van 260 naar 8 onderhoudspartijen nr 4 2013 23 tekst erik van de nadort foto wonen limburg pelijke doelen, waarbij vastgoed een middel is", legt Janine Gerardts uit, directeur vastgoed bij de corporatie. De kwaliteit van de dienstver lening staat voorop. Doordat Wonen Limburg tegelijkertijd transfor meerde naar een centraal aangestuurde organisatie, ontstond binnen de corporatie behoefte om met minder partijen samen te werken. Gerardts: "Dit is overzichtelijker, zou de kwaliteit ten goede moeten komen, en bovendien de dienstverlening verbeteren. Het doel was om de 260 leveranciers in te perken naar een hechte, transparante groep van twaalf bedrijven. De woningen in de regio's noord, midden en zuid konden dan worden verdeeld en toegewezen aan vier bedrijven per regio." intensief selectieproces Om tot de selectie van twaalf bedrijven te komen, heeft de corporatie een zorgvuldig, transparant traject uitgezet dat bestaat uit verschillende stappen. Een intensief proces, vindt Gerardts. In eerste instantie konden alle bedrijven inschrijven op een uitvraag, mits zij aan enkele harde criteria konden voldoen zoals een bepaalde omzet, een lokale vestiging en een status als erkend leerbedrijf. Daarnaast werd gekeken naar een aantal zachte criteria, bijvoorbeeld transparantie, samenwer king en een proactieve houding. De omzetseis hangt samen met de criteria samenwerking en proactieve houding. Het omzetcriterium is door de corporatie in principe vastge steld om een waardering te kunnen geven aan het voortbestaan van de onderneming zelf. Ook is het expliciet een oproep voor bedrijven met een lagere omzet om toenadering te zoeken tot elkaar. "We willen kleine bedrijven zeker niet uitsluiten, maar hen juist stimuleren een consortium te vormen", vertelt Gerardts. "Dat is precies onze wens en ook ons streven: ketensamenwerking om samen het beste resultaat te leveren. Ik ben dan ook blij dat een consortium bestaande uit relatief kleinere bedrijven de eindselectie heeft gehaald." lokale BeDrijven Naast samenwerking, is regionale ontwikkeling een thema waar de woningcorporatie aan hecht. Werkgelegenheid, maatschappelijke betrok kenheid en het stimuleren van de lokale economie zijn daar belangrijke elementen in. Gerardts: "We willen nadrukkelijk werken met lokale bedrij ven om samen tot optimalisering van onderhoudsprocessen te komen. Naast de bereidheid tot samenwerken, transparantie en vertrouwen, is er natuurlijk ook een praktische reden gezien de aard van de werkzaamhe den. Dagelijks onderhoud vraagt om relatief korte aanrijtijden en er is veel contact met de huurders. Dan is het wel zo fijn dat het mensen zijn die de lokale omstandigheden en gebruiken kennen." HuurDers in De selectiecommissie Voor de corporatie is het niet noodzakelijk de laagste prijs te betalen, maar wel om de beste dienstverlening te leveren aan haar huurders. Volgens Gerardts is het dan ook niet meer dan logisch dat die huurders een belangrijke rol in het selectietraject spelen. Vertegenwoordigers van de huurdersvereniging nemen plaats in de selectiecommissie en geven hun oordeel over de presentaties en rapporten van de leveranciers. "Huurders weten als geen ander wat de huizen nodig hebben. Veelvoor komende onderhoudstaken zijn door tal van bedrijven uit te voeren, maar het gaat ons juist om die extra service. De rol van de huurder is daarin van ongekend belang", licht zij toe. Ook neemt een huurdersvertegen woordiging deel aan verschillende werkgroepen die als onderdeel van het traject zijn gestart. Dit zijn groepen die kijken naar mogelijke vormen van samenwerking tussen de partijen, hoe het reparatieproces moet verlopen en op welke manier financi?n het beste geregeld kunnen worden. feeDBack op anDere BeDrijven Op de open inschrijving van Wonen Limburg volgens de nieuwe strate gie, meldden zich 48 bedrijven die samen de longlist vormden. Op basis van eerdergenoemde criteria is deze groep verkleind tot een shortlist van negentien bedrijven. Zij kregen de kans zichzelf te presenteren om zo een plek bij de laatste twaalf te bemachtigen. Voor deze laatste fase werd, nadat ieder bedrijf een rapport had opgesteld en een presentatie had gegeven, de presentatie gedeeld onder de andere leveranciers. Ter lering en om feedback te kunnen geven, maar vooral ook om te zien waar samenwerkingsmogelijkheden liggen. Na deze onderlinge evalu atie mochten de bedrijven zich met het hernieuwde inzicht als extra bagage nogmaals presenteren. "Dit was voor velen een ongewone procedure, maar voor ons een bewuste stap", zegt Gerardts. "We hebben dit vooraf ook duidelijk gesteld. We streven transparantie en samenwerking na, dus waarom zouden we die presentaties dan niet delen? Niet alle bedrijven konden zich hierin vinden, wat voor ons uiter aard meewoog bij het maken van de uiteindelijke keuze." partnerscHap Uiteindelijk zijn er acht bedrijven overgebleven met wie Wonen Limburg het partnerschap is aangegaan. De geselecteerde partijen worden gedu rende een jaar uitgedaagd om mee te denken in het bepalen van de kwaliteit, het inrichten van slimme processen en het analyseren van kosten. Rond oktober 2014 wordt de definitieve groep leveranciers bepaald, op basis van de tegen die tijd opgedane ervaringen. "Dit kunnen dezelfde acht zijn, maar ook minder. We zijn in onze plannen uitgegaan van uiteindelijk zes partijen, twee per regio. Hierbij hebben we gerekend op een omzet in nietplanmatig onderhoud van 800.000 tot 1.000.000 euro per partner. Een effici?nte inrichting van het onderhoudsproces doet hierbij een nadrukkelijk beroep op de bedrijven", volgens Gerardts. "Het terugbrengen naar die zes uiteindelijke partners is echter geen must. Als blijkt dat de acht gekozen partijen ons ideaalbeeld kunnen invullen, houden we de samenstelling graag zoals hij nu is. De eerste ervaringen zijn in ieder geval goed. De bedrijven begrijpen wat onze visie is en zijn enthousiast om dit avontuur gezamenlijk aan te gaan", besluit zij.