1 De corporatie die kosten bespaart ?n tevreden bewoners heeft 8-4-2015 De druk op woningcorporaties om huren betaalbaar te houden, is onverminderd groot. Als gevolg van de verhuurders- en saneringsheffing hebben talloze corporaties de rem gezet op hun investeringen. Nieuwbouw- en renovatieprojecten zijn uitgesteld of afgeblazen. Het zijn rigoureuze maatregelen. Woningcorporatie Woonbedrijf in Eindhoven (32.000 eenheden) bouwt en renoveert echter gewoon door in de regio. Door haar vastgoed- gerelateerde inkoop te centraliseren, haar leveranciersbestand tegen het licht te houden en prestaties van leveranciers continu te meten, is de afgelopen jaren een kostenbesparing van 20% gerealiseerd. Stan van den Thillart, manager Inkoop bij de corporatie, noemt dit nog maar het begin. Tekst Martijn van de Ven, communicatiebureau Wapenfeit, foto's Woonbedrijf De komende jaren voegt Woonbedrijf honderden nieuwe woningen aan haar voorraad toe. Tegelijkertijd voert de corporatie grootschalige renovatieprojecten uit in diverse wijken in Eindhoven. Het lijkt niet op te kunnen voor de grootste verhuurder van Zuidoost- Brabant. "Maar ook bij ons staat er geen geldboom in de tuin. We zijn een financieel gezonde onderneming en kunnen dit jaar zelfs 0% huurverhoging hanteren", erkent Van den Thillart. "Woonbedrijf kijkt wel zeer kritisch naar haar uitgaven. Een kleine drie jaar geleden hebben we een doelstelling geformuleerd: een kostenreductie van 20% op onze onderhouds- kosten realiseren, met behoud van klantwaar- dering en kwaliteit. En met respect voor onze regionale leveranciers." Wijzigingen in de organisatie Om de doelstelling te kunnen realiseren, koos de corporatie voor een andere, professionelere inkoopstrategie en een aanpassing van de organisatiestructuur. Voorheen was de vastgoedgerelateerde inkoop decentraal 2 georganiseerd over de afdelingen Vastgoed, Wonen en Bouwservice. Sinds najaar 2012 vormen de inkopers ??n afdeling met een manager die rechtstreeks aan het bestuur rapporteert. Een afdeling die toeziet op omvangrijke geldstromen. "Van de totale kosten van een woningcorporatie kan 70% worden toegewezen aan vastgoedgerelateerde investeringen en onderhoud. Bij Woonbedrijf is dat ongeveer 100 miljoen per jaar", weet Van den Thillart. "V??r de oprichting van de afdeling Inkoop liepen er al diverse ketensamenwerkings- initiatieven en lag er een heldere inkoopstrategie. Het is dus niet zo dat er voorheen geen aandacht was voor kostenbesparingen. Ook bestond al langer de wens om met een kleiner aantal leveranciers te werken. Ter verduidelijking: Woonbedrijf werkte v??r de centralisatie met 850 leveranciers, nu zijn dat er 250 en deze komen vrijwel allemaal uit de regio." Werelden samenbrengen Van den Thillart noemt het `een worsteling' om vanuit een decentrale inkooporganisatie te komen tot kostenbesparingen. "Een logisch gevolg is namelijk dat elke afdeling met haar eigen leveranciers werkt, onder eigen voorwaarden. Zo kan het voorkomen dat een leverancier bij de ene afdeling op de zwarte lijst staat en bij de andere wordt uitgenodigd voor een opdracht. Daarnaast beheren verschillende ervan vaak zelf hun data. Een afdeling die verantwoordelijk is voor planmatig onderhoud van centrale verwarmingssystemen heeft een eigen database. Maar die van dagelijks onderhoud ook. Het samenbrengen van deze `werelden' is de belangrijkste competentie die een inkoper nodig heeft om binnen een woningcorporatie resultaat te boeken." Belang van competitie Om het besparingspotentieel op vastgoedgerelateerde onderhoudskosten optimaal te kunnen benutten, was het voor Woonbedrijf noodzakelijk om anders naar leveranciers te kijken en op een andere manier met elkaar te werken. "De nadruk lag te veel op alleen samenwerking. Natuurlijk is samenwerking belangrijk, ik streef zelfs naar een nog intensievere relatie met leveranciers. Maar er moet competitie zijn om iedereen scherp te houden, zowel intern als extern. Competitie is naar mijn mening de belangrijkste drijfveer tot prestatieverbetering. Ik ben niet het type dat een leverancier gelooft op zijn mooie blauwe ogen", aldus Van den Thillart. Twee soorten leveranciers Woonbedrijf onderscheidt twee soorten leveranciers: 1) raamcontractanten die klein, bouwkundig werk uitvoeren en diensten leveren op het gebied van groen, installaties en schoonmaak, en 2) projectleveranciers van aanbestedingen voor grootschalige renovatie-, onderhouds- en nieuwbouwprojecten. "Competitie is de belangrijkste drijfveer tot prestatieverbetering" 3 Raamcontractanten Om de corporatie te transformeren tot een professionele opdrachtgever voor raamcon- tractanten, moest de afdeling Inkoop vol aan de bak. Dit proces verliep via een diepgravende inventarisatie en drie vervolgstappen. 1. Analyse van het bezit Om te kunnen bepalen met welke leveranciers kon worden samengewerkt, was een inventarisatie van het bezit en de status daarvan noodzakelijk. Die inventarisatie was ook nodig om toekomstige raamcontractanten een realistische inschrijving te laten doen en hen in de toekomst te kunnen monitoren. Vele uren kostte het om een actuele stand van zaken op te maken, maar maakte verschillende zaken inzichtelijk, zoals: wat de omvang is van het groen in de openbare ruimte, waar welke liften en verwarmingssystemen zitten en welk schoonmaakprogramma geldt voor de afzonderlijke complexen. De volledige database is inmiddels gepubliceerd op een portal waarop ook de leveranciers kunnen inloggen. Er wordt gewerkt met nog slechts ??n database per productgroep, die de basis vormt voor contracten. 2. Selectie van leveranciers De volgende stap, de bundeling van inkopen, had voor het merendeel van de toenmalige leveranciers grote gevolgen. Woonbedrijf koos ervoor om met minder partijen een intensievere relatie aan te gaan en nam afscheid van zo'n 600 bedrijven. Van de nieuwe leveranciers werd voldoende solvabiliteit en innovatief vermogen ge?ist, zo stond vermeld in de aanbestedings- documenten. Dat innovatief vermogen is nodig omdat de corporatie de denkkracht van haar samenwerkingspartners wil benutten om samen meer klantwaardering te realiseren. 3. Meten en evalueren Op basis van de aanbesteding werden de nieuwe leveranciers gecontracteerd. In de contracten zijn heldere, redelijke spelregels opgenomen die oneerlijke concurrentie moeten voorkomen. Om ervoor te zorgen dat afspraken worden nagekomen en de kwaliteit van de werkzaamheden blijft gewaarborgd, hanteert Woonbedrijf periodieke metingen. Die metingen worden verzameld op een portal. Meetcriteria zijn klanttevredenheid, kwaliteit en de onderlinge samenwerking. De metingen worden door onafhankelijke bureaus uitgevoerd en zijn inzichtelijk voor zowel de corporatie als de leveranciers. En dat is belangrijk, want een wanprestatie uit zich vaak in een slechte score van een leverancier, maar kan ook te maken hebben met slecht opdrachtgeverschap. Vanuit de overtuiging dat competitie leveranciers scherper maakt, werkt de corporatie voor de meeste diensten met ten minste drie partijen. Zo houdt ze grip op kwaliteit en prijs. Wie goed presteert, verantwoordelijkheid toont en Woonbedrijf werkt klantgestuurd; een woning wordt aangepakt op het moment dat de klant er behoefte aan heeft 4 klantwaardering cre?ert, wordt beloond en krijgt meer werk gegund. Wie voor Woonbedrijf wil werken, zal zichzelf dus continu moeten verbeteren. 4. Van leverancier naar partner De volgende stap kan pas worden genomen als de vorige stappen goed zijn afgerond en een leverancier zich langere tijd heeft bewezen. Het is de stap van leverancier naar partner. Met de partijen die zich positief onderscheiden van hun concurrenten, werkt Woonbedrijf samen aan de realisatie van haar koersdoelen. Zo staat duurzaam ondernemen hoog in het vaandel bij de corporatie. Bijvoorbeeld een schildersbedrijf dat een hele woonwijk onderhoudt en werkt met een concept waarmee 50 ton aan verf wordt bespaard. Van den Thillart: "Dat is een vrachtschip vol. Dit is niet alleen heel duurzaam, maar ook stukken goedkoper." Projectleveranciers Grote nieuwbouw-, renovatie- en planmatigonderhoudsprojecten besteedt de Eindhovense verhuurder aan. Steeds vaker hanteert ze een prijsplafond, zodat andere belangrijke criteria zwaarder kunnen worden meegewogen in de keuze voor een leverancier. "We wegen zaken als duurzaamheid mee, maar ook of een bedrijf verder kijkt dan zijn neus lang is. Bij grote projecten willen we de overlast voor de leefomgeving zo veel mogelijk beperken. Dan verwachten wij dat een leverancier daar voldoende over meedenkt en met een goed sociaal plan komt. Steeds vaker besteden we ook aan op functionele specificaties: we schrijven een leverancier niet voor wat hij moet leveren, maar vragen hem zelf met de oplossing te komen", zegt Van den Thillart. Gedurende een project blijft Woonbedrijf in gesprek met de uitvoerende partner over mogelijke verbeteringen in het werk. En er is oog voor goede prestaties. "Bij een succesvolle samenwerking kunnen we ervoor kiezen om een volgend soortgelijk project aansluitend onderhands te gunnen. Zo kan de leverancier zijn treintje in stand houden. Dit gebeurt maximaal twee keer achter elkaar." Dichter bij de klant De corporatie heeft haar eigen servicedienst in huis: Bouwservice. Voor klein bouwkundig onderhoud dat Bouwservice niet doet of geen tijd voor heeft, schakelde de corporatie in het verleden talloze bedrijven en bedrijfjes in. In 2014 is ervoor gekozen te werken met vijf zogenoemde wijkaannemers die al dit overige bouwkundige werk uitvoeren, zoals kleine reparaties, klein planmatig onderhoud, individuele verbeteringen en onderhoudswerk- zaamheden bij woningmutaties. "Voordeel is dat de wijkaannemers in een bepaald gebied werken en dus alle ins en outs kennen van de woningen." Daarbij werkt Woonbedrijf klantgestuurd. "Dit betekent dat we renoveren op het moment dat onze klant er behoefte aan heeft. Een renovatie binnen in de woning in een bepaald complex pakken we niet meer projectmatig aan, maar op het moment van de klant. Hierdoor kan het worden uitgesmeerd "We schrijven een leverancier niet voor wat hij moet leveren, maar vragen hem zelf met de oplossing te komen" "Feitelijk zijn leveranciers het verlengstuk van onze medewerkers in de wijk, onze ogen en oren" 5 over wel tien jaar." Om die reden worden deze werkzaamheden uitgevoerd door de wijkaannemers. "Zij komen bij onze klanten over de vloer en dus is wederzijds vertrouwen van enorm belang. We zitten daarom regelmatig samen rond de tafel om te delen wat er speelt. Feitelijk zijn deze leveranciers het verlengstuk van onze medewerkers in de wijk, onze ogen en oren", volgens Van den Thillart. Resultaat op vele fronten In drie jaar tijd heeft Woonbedrijf haar leveranciersbestand afgebouwd van 850 naar 250 bedrijven, waarvan de prestaties worden gemeten. Door deze acties is 20% bespaard op de onderhoudskosten, waarvan ruim 1 miljoen op de servicekosten. De huurder profiteert dus direct. Vanuit deze basis wordt leveranciers nu gevraagd mee te denken en te innoveren, maar dat is niet het belangrijkste resultaat. De corporatie neemt stap voor stap afscheid van de traditionele technische bestekken en meerwerkdiscussies. Ook de opzichterfunctie bestaat niet meer. De corporatie staat open voor innovaties vanuit de markt en investeert hierin. Ze durft functioneel aan te besteden, ook bij complexe renovaties, en werft de medewerkers die dit leerproces mee kunnen vormgeven. Het vraagt om lef van alle partijen en om een andere manier van werken. De resultaten mogen er zijn. Om overlast van auto's en vrachtwagens tijdens een renovatie te beperken, is vervoer per bakfiets een oplossing. Er is minder CO2-uitstoot en minder parkeerdruk in de straat.